Kağıtsız Ofislere Doğru

MÖ 4000 yıllarında Mısırlıların Papirus adını verdikleri ve sazlardan dokunmuş kumaşı ezerek ortaya çıkardıkları kağıt türünden sonra en büyük değişim 4000 yıl son MS 105 yılında Çinli askeri mahkeme memuru Ts’ai Lun tarafından yapılmıştır. Ts’ai Lun, bugünkü formuna çok yakın olan kağıt hamurunu bulup inceltmiş ve kurutarak bilgi kaydetmeye başlamıştır. Sonraki yıllarda üretim teknikleri gelişip özellike Gutenberg ile beraber matbaanın yaygınlaşması ile kağıt sadece elle verilerin kaydedildiği mecra olmaktan öte baskı makineleri tarafından çoğaltılan bilginin yaygınlaşması, depolanması, tasnifi için en büyük araç olmuştur.

Mahkeme memuru Ts’ai Lun’dan yaklaşık 1783 yıl sonra Elisha Grey Amerikan Patent Ofisinden aldığı tele-otograf patenti ile kağıt hamurundan üretilen kağıt yerine metal üzerine verinin bambaşka şekilde yazılıp kaydedilmesinin yolunu açtı. 1942 yılına gelindiğinde dokunmatik ekran üzerine el yazısı girişinin patenti H.C.Moody tarafından alınmıştı. Sonraki gelişmeler için 4000 yıl beklemek gerekmedi. Elisha Gray’in patentinden 112 yıl sonra, 2010 yılında Steve Jobs tarafından iPad’in lansmanı ile yaygınlaşan tablet kullanımı, aynı yıl sonunda 102 farklı model çoktan raflarda yerini almış, milyonlarca insan tarafından kullanılmaya başlanmıştı.

Artık tabletler sadece eğlence ve sosyal medya araçlarını kullanmadan öte hem eğitim alanında öğrenciler için, hem de iş dünyası mensupları için günlük iş yapış şekillerini değiştirmede büyük rol oynadı. Günümüze geldiğimizde ise Gartner’ın tahminlerine bakacak olursak bu yıl sonuna kadar 256 milyon tablet cihaz satılırken bu rakam 2015 yılında 321 milyon olarak yer almaktadır. Kullandığımız araçlar değiştikçe yaşam ve iş yapış biçimlerimiz de değişiyor. Binlerce yıldır kağıt üzerine yazı ve baskı ile halledilen hesap-kitap işleri 1970’lerde yerini bilgisayarlara bırakmaya başlamıştı. Artık günümüzde yanımızda taşıdığımız ve sahip olduğu yetenekler ile enformasyona yönelik tüm ihtiyaçlarımızı fazlasıyla karşılamaya muktedir cihazlar sayesinde kağıtsız, mobil ofislere doğru gidiyoruz.

Bugün tablet ve akıllı mobil cihazlara yüklediğimiz çoğunluğu ücretsiz yazılımlar ile çok daha verimli iş süreçlerini yönetebilirken, bulut sistemde yer alan dosyalara, internete bağlı dünya üzerindeki herhangi bir noktadan da erişerek mobil ofinizden görüntülü görüşme uygulamaları ile havalimanında iki bağlantı uçuşu arasında toplantınızı yapabilir, elektronik imza ile onayınızı bekleyen dökümanları imzalayarak to do listenizi biraz olsun hafifletebilirsiniz.

iOs veya Android uygulama dükkanlarına girdiğinizde yüzlerde farklı seçenek bulabilirsiniz ama öne çıkan olmazsa olmaz uygulamalardan bahsedelim.

Her Zaman Her Yerde

Dropbox, Sugar Sync, Google Drive, iCloud, OneDrive
Dosya ve dökümanlarınıza her zaman her yerden erişmek modern çağın iş dünyası mensupları için olmazsa olmaz bir gereklilik. Dropbox, Sugarsync öne çıkan bulut depolama servisileri ile bilgisayarınızdaki dosyaların tamamını veya bir kısmını eşzamanlayabilir, akıllı telefon ve tabletlerinizden istediğiniz yerden erişebilirsiniz. Kullandığınız ofis döküman programına göre Google Drive, iCloud ve One Drive ile de bilgisayarınızda hazırlamaya başladığınız bir dökümanı taksi ile toplantıya giderken tabletinizden tamamlayabilir, bir ara kablo ile akıllı telefonunuz ile projeksiyon cihazına bağlayıp sunumunuzu gerçekleştirebilirisiniz.

Dökümanlarınıza Her Yerde Hükmedin

Good Reader, Adobe Reader, Apple ve Microsoft Office Uygulamaları, Google Dökümanlar
Tablet cihazların geniş ekranları sadece okuma değil döküman oluşturma için de oldukça elverişli. Yaygın olan üç platformun, Microsoft, Apple ve Google, ofis uygulamalarının hepsi bulut teknolojisini desteklediği için istediğiniz yerde dökümanlarınızın tamamına erişebilmeniz mümkün. Good Reader uygulaması ise VPN protokolü dahil neredeyse tüm popüler bulut sistemlerine bağlanmanızı, dökümanları klasörlerde offline olarak depolamanızın ötesinde özellikle PDF için sunduğu çeşitli editleme özellikleri ile iş profesyonellerinin tabletlerinde mutlaka olması gereken uygulamaların başında geliyor. PDF’in babası Adobe Reader ise size sunduğu ücretli/ücretsiz hesap sunma özellikleri ile dökümanlarınızı depolama ve üzerinde çeşitli oynamaları yapmanızı sağlıyor.

Yeni Çağın Not Alma Ustası Evernote

Evernote, Hello, Skitch, Penultimate , Web clipper

Bir yazılım firması düşünün ki yaptığı her yenilik iş yapış şeklimizi her geçen gün biraz daha değiştirsin ve kolaylaştırsın. Tüm platformlardan kolayca erişilebilip, istediğimiz ölçekte notlarımızı paylaşmaya olanak tanısın. Klavye, uygun kalemle el yazısı ve sesle not almanın ötesinde döküman yüklemenize izin verip yüklediğiniz döküman veya çektiğiniz resimlerin içindeki metinlerde tarama imkanı sağlasın. Aldığınız kartvizitleri tarayarak anında dijital arşivinize kaydedebilir, anında sosyal ağlardan da kontağınız ile bağlantı kurabilirsiniz. Bunların hepsini Evernote ve onun yardımcı uygulamaları ile ücretsiz olarak gerçekleştirebilir bazı ekstra özellikleri için ücretli üye seçeneği de mevcut.

Artık kağıt merkezli iş yapış biçiminden hiç kağıt kullanmadan yürütülen süreçleri yaşıyor bugünün iş dünyası. Basılı kaynakların sonunun gelmesi için oldukça uzun süre beklememiz gerekecek ama her geçen gün iş dünyası da dijital dönüşüme biraz daha ayak uydurmaya devam edecek.

(Bu Yazı, Müsiad Çerçeve Dergisi Eylül 2014 sayısı için hazırlanmıştır. )

Kamil Mehmet ÖZKAN